ماحصل تحقیق بسیاری از دانشجویان در طول دوره پایان نامه یا سمینار، استخراج و چاپ مقالات از کارهای انجام شده است.

متاسفانه به علت عدم آگاهی، بسیاری از دانشجویان به جای استفاده از ایمیل دانشگاهی استاد مربوطه از ایمیل شخصی استفاده می کنند. اگر تصور ما به استفاده و نفع شخصی باشد، در واقع برای استاد و دانشجو هیچ تفاوتی نمی کند که از چه ایمیلی استفاده می شود.

اما با استفاده از ایمیل دانشگاهی اساتید، می توانیم رتبه دانشگاه پیام نور را در میان دانشگاه های کشور بالا ببریم.

در مقالاتی که به صورت انفرادی تهیه می شوند، نام و نام خانوادگی نویسنده به طور کامل در زیر عنوان مقاله و معمولا در وسط صفحه قید می گردد. حتما نام خانوادگی خود را به صورت کامل ذکر کنید و از حذف ادامه عنوان نام خانوادگی خود اجتناب کنید. بسیاری از مقالات توسط چند نفر تهیه می شود، این مسئله مخصوصا در دوران تحصیل و برای درس پایان نامه که اساتید با دانشجویان همکاری می کنند بیشتر مشاهده می شود، در این صورت باید چگونه اسامی درج شود؟حالات مختلف ترتیب اسامی در مقالات اشتراکی در ادامه بررسی می شود.

در چنین مقالاتی باید به هنگام ذکر اسامی نویسندگان به ترتیب درج نام ها، دقت شود. این امر از آن جهت اهمیت دارد که تقددم و تأخر در ذکر اسامی معمولاً دارای مفهوم خاصی است. به طور مثال به نظر می رسد نویسنده ای که نامش اول و پیش از دیگر نویسندگان آمده در تهیه مقاله بیش از همه نقش داشته است و بالعکس آنکه نامش بعد از همه نوشته شده در انجام تحقیق از بقیه کمتر سهم داشته است. برای از بین بردن ابهاماتی از این دست و مشخص کردن جایگاه هر یک از نویسندگان یک مقاله علمی، معمولا روش هایی وجود دارد که در ذیل به بعضی از آن ها اشاره می شود:

• ممکن است تحقیق توسط گروهی از محققان و تحت نظارت و راهنمایی یک محقق ارشد صورت پذیرفته باشد. در این قبیل مواقع لازم است تا نام محقق ارشد (که معمولاً از نظر علمی بر سایرین برتری دارد) قبل از همه و مشخص تر از سایر نام ها ذکر شود و سپس نام های دیگر به ترتیب حروف الفبا نوشته شوند. چگونگی نگارش و اولویت نام سایر نویسندگان به غیر از محقق ارشد، به سلیقه افراد بستگی دارد.
• ممکن است افرادی با مسئولیت های متفاوت در اجرای تحقیق و نوشتن مقاله شرکت داشته باشند. به طور مثال طرح موضوع، شناسایی منابع، برنامه ریزی و تألیف نهایی توسط یک محقق، که در واقع مسئولیت طرح نیز با اوست، صورت پذیرفته باشد و گروهی دیگر از محققان با گردآوری منابع، انجام آزمایشات، تهیه آمارها و نمودارها و ارائه پیشنهادات در انجام تحقیق مشارکت جدی نموده باشند. در این حالت بهتر است نام محقق مسئول در ابتدای سایر نام ها ذکر گردد و بقیه اسامی به ترتیب الفبایی در ذیل آن نوشته شود.

نکته: ذکر این نکته الزامی  است که برای محقق مسئول اجباری وجود ندارد که حتماً نام همه کسانی را که در تحقیقات سهیم بوده اند، در ابتدای مقاله بیاورد. محقق مسئول می تواند به تشخیص خود و با توجه به میزان مشارکت افراد به طرق مختلف عمل کند. مثلاً او  می تواند در مقدمه یا پیش گفتار و حتی در پایان کتاب یا مقاله از همکاری سایر افراد سپاسگزاری نماید. ولی اگر محقق مسئول از جدی بودن نقش یک یا چند همکار در روند تحقیقات آگاه باشد و بداند که بدون همکاری آنان هرگز تحقیق به نتیجه نمی رسیده است، حق شناسی و وجدان علمی ایجاب می کند که نام آنان نیز در مقاله ذکر شود.

• ممکن است تمام افراد گروه به یک اندازه در به ثمر رسیدن تحقیق و تهیه مقاله سهم داشته باشند و یا ممکن است میزان مشارکت هر فرد قابل اندازه گیری نباشد. در این قبیل موارد برای ذکر اسامی نویسندگان در اکثر مواقع از روش الفبایی استفاده می شود. البته گاهی نویسندگان برای ترتیب نویسندگان غیر از روش الفبایی بین خود توافقاتی می کنند و از روش توافقی استفاده می کنند.
• در مواقعی که یک کار تحقیقی مداوم است و یا محققان با هم همکاری مستمر دارند، می توان از روش دیگری برای ذکر ترتیب نام نویسندگان استفاده نمود. این روش که در مقالات انگلیسی زبان بسیار متداول است، در مقالات فارسی نیز قابل استفاده می باشد. بر اساس این روش می توان «به نوبت نام یکی از همکاران را به عنوان نویسنده اول در هر یک از مقالات منتشر شده ذکر نمود.»
• بسیاری از سازمان ها و موسسات بسته به نوع کار خود، اقدام به تهیه گزارش و مقالات در مواقع مختلف می کنند. از این رو ممکن است نام پدیدآورندگان مقالات ذکر نگردد و در عوض نام نهاد یا سازمانی که طرح، برنامه ریزی و هزینه های تحقیق یا نظرسنجی را برعهده داشته، ذکر شود.

به هنگام نوشتن نام نویسنده و یا نویسندگان باید به چهار نکته زیر توجه داشت:

1. در زبان انگلیسی تنها حرف اول نام نویسنده (با حروف بزرگ) به همراه نام کامل خانوادگی وی ذکر می شود ولی این شیوه در زبان فارسی چندان کاربرد ندارد زیرا در بسیاری از موارد اسامی فرزندان خانواده های ایرانی و حتی عموزاده ها دارای حرف اول مشترک می باشد. بنابراین ضروری است که در مقالات فارسی، هم نام و هم نام خانوادگی نویسنده یا نویسندگان به طور کامل ذکر شود.
2. ذکر درجه علمی و سمت دانشگاهی در زیر نام نویسنده بر اعتبار صوری مقاله می افزاید. البته نباید فراموش کرد که عامل اصلی اعتبار یک مقاله محتوای علمی آن است.
3. در مقالات انگلیسی مرسوم است که نشانی نویسنده پس از نام او ذکر گردد، در سال های قبل در مقالات فارسی ذکر ایمیل نویسندگان مرسوم نبود و معمولاً خوانندگان مقاله، توسط نشانی نشریه ای که مقاله در آن چاپ می شد قادر به برقراری ارتباط با نویسنده می شدند. اما چند سالی است که در مقالات فارسی نیز ایمیل نویسندگان دریافت و معمولا در زیر نام آن ها نوشته می شود.
4. با استفاده از ایمیل دانشگاهی اساتید، می توانید رتبه دانشگاه محل تحصیلتان را در میان دانشگاه های کشور بالا ببرید. این مسئله در رتبه دهی دانشگاه ها بسیار مهم است.

نکته: به علت عدم آگاهی، بسیاری از دانشجویان به جای استفاده از ایمیل دانشگاهی استاد مربوطه از ایمیل شخصی استفاده می کنند. اگر تصور به استفاده و نفع شخصی باشد، در واقع برای استاد و دانشجو هیچ تفاوتی نمی کند که از چه ایمیلی استفاده می شود. اما با استفاده از ایمیل دانشگاهی اساتید، می توانیم رتبه دانشگاه پیام نور را در میان دانشگاه های کشور بالا ببریم.

به عنوان نمونه، تصور کنید دانشجوی فرضی با نام "جواد عباسی" در مقطع کارشناسی ارشد دانشگاه پیام نور با هدایت "دکتر مهدی جوانمرد" قصد ارسال مقاله به کنفرانسی را دارد.

نمونه زیر فرمت صحیح وارد کردن مشخصات و ارسال به کنفرانس را نشان می دهد.

در مقالات انگلیسی هم فرمت زیر پیشنهاد می شود:

در نمونه تصاویر بالا، تنها به عنوان نمونه های صحیح ارسال شده اند تا شیوه صحیح قرارگیری نام نویسندگان، سمت و ... به شیوه صحیح نمایش داده شود. ذکر این نکته الزامی است مکان نوشتن نام افراد، اندازه فونت، نوع فونت و ... بسته به نوع همایش متفاوت است و معمولا کنفرانس ها، الگویی برای فرمت مقاله قرار خواهند داد که باید از آن استفاده کنید. نمونه فوق نکات اساسی شیوه درست اطلاعات شخصی را نشان می دهد.

تذکر: برای معرفی خود و استادتان در مقالات ارسالی فارسی و انگلیسی، حتما باید فرمت نوشته شده را رعایت فرمایید. استفاده و معرفی ناقص کاملا نادرست بوده و پذیرفته نمی شود.